Speziell für die Hochzeitsbranche
Die All-in-One Software für die Hochzeits- & Eventbranche.
Verwalte Anfragen, plane Sitzpläne, kalkuliere Budgets, baue Formulare und schreibe E-Mails – alles in einer Plattform, gemacht für alle Selbstständigen in der Hochzeits- & Eventbranche.
- DSGVO-konformEU-Datenschutz
- Server in DeutschlandGeprüfte Datensicherheit
- 500+BeratungskundenPraxiserprobt entwickelt
- stripeSichere ZahlungPowered by Stripe
- + Claude-TechnologieKI von Anthropic
Rechnungen & Angebote rechtssicher für
- DeutschlandGoBD & ZUGFeRD/XRechnung
- ÖsterreichGDPdU & e-Rechnung
- Schweizestv & QR-Rechnung
Für Fotograf, Videograf, Trauredner, Brautstylist, Musiker, DJ, Florist, Hochzeitsredner, Moderator, Sänger, Magier, Wedding Planner, Event Planner, Eventagenturen, Event Locations, Wedding Designer, Location Manager.
Alles, was du im Hochzeitsbusiness brauchst
Mal ehrlich – die Hochzeitsbranche braucht eine All-in-One Softwarelösung.
Die meisten arbeiten heute mit Trello, Monday.com, endlosen Excel-Listen – oder ganz altmodisch mit Zettel und Stift. Aber kaum jemand hat eine Location-Datenbank, eine Dienstleister-Datenbank, Budgetpläne und Tagespläne, die alles miteinander verknüpfen.
Daten vom Brautpaar, Locations, Zusagen und Absagen werden doppelt und dreifach erfasst. Auswertungen wie „Wie viele Anfragen habe ich aktuell?“ oder „Wie viele Aufträge sind in der Pipeline?“ entstehen mühsam von Hand.
Genau das übernimmt weddingsuite.io – automatisiert, mit KI und klugen Prozessen. Du kümmerst dich nur noch um deine Hauptaufgabe.
Sichere dir jetzt deinen Zugang-
„Hab ich denen eigentlich schon geantwortet?“
E-Mail-FunktionJede Mail liegt automatisch beim passenden Auftrag. Ein Blick, und du weißt es.
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„Ist der 14. Juni überhaupt noch frei?“
CRM für Anfragen & AufträgeTerminkonflikte siehst du direkt an der Anfrage, bevor du antwortest.
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RSVPGäste tragen Zusagen und Allergien selbst ein. Es gibt nur noch eine Liste.
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„Sonntagabend: Angebot schreiben.“
Angebote & RechnungenPaketvorlage wählen, senden. Dein Kunde nimmt das Angebot online an.
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„Welche Anzahlung ist noch offen?“
LiquiditätsplanungZahlungspläne zeigen dir, was wann auf dein Konto kommt.
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„Ich muss nur noch kurz den Tagesplan finalisieren.“
Budget- & TagesplanDer Tagesplan hängt am Auftrag. Ändert der DJ seine Nummer, stimmt sie überall.
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„Schon wieder alles doppelt eintippen.“
FormulareDas Brautpaar füllt dein Formular aus. Name, Datum und Location stehen danach im Auftrag.
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„Lohnt sich die Hochzeitsmesse eigentlich?“
AuswertungenDu siehst, welche Quelle Anfragen bringt – und welche zu Aufträgen wird.
Nicht, weil du unorganisiert bist – sondern weil nichts miteinander verknüpft ist.
Die Zukunft der Arbeit
Vom Zettel zur KI: Die 4 Evolutionsstufen der Arbeitswelt
Die Arbeitswelt im Büro hat sich in vier deutlichen Entwicklungsschritten verändert. Dabei sind die meisten Hochzeitsdienstleister heute auf Stufe zwei stehen geblieben – ohne zu merken, dass die nächsten Stufen bereits möglich sind.
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1
Analoges Arbeiten
Zettel, Stift und Papier. Informationen werden händisch festgehalten, verlieren sich schnell und sind für das Team kaum auffindbar.
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2
Digitales Arbeiten
Alles wurde in den Computer übertragen. Aber die Daten liegen isoliert in verschiedenen Tools, Excel-Listen und Postfächern.
Hier stehen die meisten noch -
3
Verknüpftes Arbeiten
Kontaktdaten, Termine, Veranstaltungen, Kalender, E-Mails und Daten sind miteinander verknüpft. Nichts muss mehr doppelt erfasst werden.
weddingsuite.io -
4
Automatisiertes Arbeiten
KI und Automatisierungen übernehmen repetitive Aufgaben, erkennen Zusammenhänge und unterstützen dich aktiv im Tagesgeschäft.
Warum verknüpftes Arbeiten so wichtig ist
Ohne Verknüpfung bleibt digitales Arbeiten nur eine Kopie des analogen Zettels. Erst wenn Daten, Kommunikation und Termine zusammenhängen, entsteht echte Effizienz – und damit die Basis für KI-gestützte Automatisierung. Und genau hier setzt weddingsuite.io schon an.
Ein verbundenes System – kein Tool-Chaos
Alle Module sprechen miteinander.
Anfragen fließen in Aufträge, Aufträge in Kalender, Buchhaltung und Auswertungen – in Echtzeit, ohne doppelte Eingaben.
CRM für Anfragen & Aufträge
Anfragen, Kontakte und Status in einer Pipeline – vom Erstkontakt bis zum Auftrag.
- FormulareJede Einreichung liegt sofort als Anfrage in deiner Pipeline.
- E-Mail-FunktionJede Mail wird automatisch dem passenden Auftrag zugeordnet.
- Google & Outlook KalenderEin Klick auf den Status erstellt Termin, Meet- oder Teams-Link und Einladung.
- Aufgaben & Deadlines„Kunde gewonnen“ legt deine Aufgaben an – mit Deadlines rund ums Eventdatum.
Alles, was du im Hochzeitsbusiness brauchst.
Schluss mit Excel, Monday, Notion, Google Drive und fünf verschiedenen Tools. Klick dich durch alle Funktionen – nach Themen sortiert.
Anfragen & Kommunikation
Vom Erstkontakt bis zur ersten Antwort – alles an einem Ort.
Alle Anfragen über deine Website landen automatisch in deinem CRM. Behalte den Überblick über Kontakte, Status, Notizen und alle wichtigen Informationen – zentral an einem Ort, vom Erstkontakt bis zum Auftrag.
Baue Formulare für deine Kunden per Drag & Drop, um Informationen automatisch einzuholen. Jede Einreichung landet sofort als neuer Eintrag in deinem CRM. Super einfach & intuitiv!
Schreibe und empfange E-Mails direkt aus dem CRM. Jede Mail ist mit der passenden Anfrage verknüpft. Eine rechte Seitenleiste zeigt dir sofort an, welche Rolle der Absender in dem jeweiligen Auftrag hat – kein Suchen mehr zwischen Outlook, Gmail und Notizen!
Erstelle wiederverwendbare E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Platzhaltern wie Kontaktname oder Eventdatum. Spart Zeit bei wiederkehrenden Anfragen und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Vertrieb & Termine
Auswerten, Beratungen vereinbaren und Aufträge teilen.
Sieh sofort, wie viel Umsatz du machst, wie hoch deine Conversion ist und woher deine Anfragen kommen. Vergleiche Zeiträume, filtere nach Quelle und triff datenbasierte Entscheidungen.
Plane deine Liquidität monatsweise: Tracke erwartete Zahlungseingänge aus gewonnenen Aufträgen und halte deine Fixkosten gegenüber. So weißt du jederzeit, wie viel Geld du in den nächsten Monaten erwirtschaften wirst.
Synchronisiere deinen Google Kalender oder Outlook Kalender, lass Beratungstermine automatisch Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Links erzeugen und versende automatisch die Einladungsmail mit allen notwendigen Informationen.
Teile einzelne Bereiche eines Auftrags – Basisdaten, Budget, Tagesplan oder Gästeliste – per Link mit Brautpaar, Location oder Dienstleistern. Du entscheidest, was sichtbar ist.
Planung pro Hochzeit
To-dos, Dienstleister und Budget – alles synchron.
Plane Aufgaben pro Hochzeit mit Deadline, Status und Kommentaren. Filtere überfällige und unerledigte To-dos und arbeite mit dem Brautpaar oder dem Team in einer geteilten Liste.
Pflege deine gesamte Location-Datenbank an einem Ort – inklusive Google Maps Integration!
Plane Budgets bis ins Detail, verwalte Anzahlungen und Restzahlungen und baue den minutengenauen Tagesplan für die Hochzeit – alles synchron mit deinem CRM.
Eventplaner & Locations
Sitzpläne, Locationsuche und RSVP für deine Gäste.
Plane Sitzpläne visuell per Drag & Drop und importiere Gäste per CSV – übersichtlich und intuitiv organisiert.
Lade die Gäste zum digitalen RSVP-Portal ein. Sie können bequem zu- oder absagen, Begleitpersonen anmelden, Essenswünsche und Allergien hinterlegen – alles automatisch im CRM erfasst.
Verwalte dein gesamtes Inventar zentral, ordne Artikel einzelnen Hochzeiten zu und behalte die Verfügbarkeit im Blick – inklusive Pufferzeiten vor und nach dem Event.
Dokumentiere für jede Hochzeit, welche Locations besichtigt, angefragt oder abgesagt wurden – inklusive KI-LocationScouting, das passende Vorschläge aus deiner Datenbank liefert.
KI-Assistent
Dein optionaler KI-Mitarbeiter, der wirklich mitarbeitet.
Der KI-Mitarbeiter übernimmt wiederkehrende Aufgaben, beantwortet Anfragen vor und spart im Schnitt 745 € Personalkosten pro Monat. Optional zubuchbar.
Schau dir das Demo-Video an
Welche Funktionen hat weddingsuite.io?
Sieh dir unser Demo-Video an und erfahre, wie weddingsuite.io für dich und dein Hochzeits- & Eventbusiness funktionieren kann.
So sieht dein Alltag mit weddingsuite.io aus
Sichere dir jetzt deinen ZugangDu tippst Daten genau einmal ein
Website-Anfragen landen automatisch im CRM. Ein Klick auf „Termin vereinbaren“ erstellt den Google-Meet- oder Microsoft-Teams-Link, blockiert deinen Kalender und schickt die Einladung – fertig.
Der Auftrag steuert die To-Dos
Status auf „Kunde gewonnen“ gesetzt, erstellt das System automatisch dein Budget- und Tagesplan-Template mit allen Deadlines im Rhythmus rund um das Hochzeitsdatum.
Deine Inbox hat ein Gedächtnis
Das System koppelt sich mit deinem Postfach. Jede E-Mail wird automatisch dem richtigen Event zugeordnet. Mail-Vorlagen füllen sich selbst mit Namen und Orten.
Gäste verwalten sich selbst
Das Brautpaar schickt den RSVP-Link. Gäste tragen Zusagen und Allergien selbst ein – sie erscheinen sofort in der Gästeliste und im Sitzplan per Drag-and-Drop.
Dein Handy weiß, wer anruft
Kontakte aus dem CRM synchronisieren sich mit deinem Google-Konto oder Microsoft-Konto. Bei einem Anruf zeigt dein Display sofort: „Tobias – Trauzeuge – Hochzeit Caro & Max“.
Die Liquidität plant sich von alleine
Verknüpfte Zahlungspläne füttern das System mit echten Daten. Du siehst auf einen Blick, wie viel in den nächsten 3, 6 oder 12 Monaten auf dein Konto fließt.
Für wen ist weddingsuite.io?
Hochzeits- & Eventdienstleister
Fotograf · Videograf · Trauredner · Brautstylist · Musiker · DJ · Florist · Hochzeitsredner · Moderator · Sänger · Magier
Eventplaner & Locations
Wedding Planner · Event Planner · Eventagenturen · Event Locations · Wedding Designer · Location Manager
Jeder Samstag lässt sich nur einmal verkaufen.
- Terminkonflikte siehst du direkt an der Anfrage – bevor du zusagst.
- Angebote mit optionalen Positionen: Dein Kunde wählt online aus und nimmt an.
- Der Fragebogen fürs Brautpaar ist ein Formular. Die Antworten liegen am Auftrag.
- CRM für Anfragen & Aufträge
- Formulare
- E-Mail Vorlagen
- Google & Outlook Kalender
Vergleich
Warum weddingsuite.io statt Excel, Monday oder Trello?
Generische Tools können vieles – aber nichts davon richtig für dein Hochzeits- & Eventbusiness. weddingsuite.io bündelt alle Funktionen, die du täglich brauchst, an einem Ort.
| Funktion | weddingsuite.io | Monday | Trello | Excel |
|---|---|---|---|---|
| Speziell für Hochzeits- & Eventbusiness | Voll enthalten | Nicht möglich | Nicht möglich | Nicht möglich |
| CRM mit Anfragen & Lead-Pipeline | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich |
| Digitaler Sitzplan-Editor | Voll enthalten | Nicht möglich | Nicht möglich | Nicht möglich |
| Budget- & Angebotsverwaltung | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich | Eingeschränkt oder mit Workarounds |
| Rechnungen (inkl. XRechnung & DATEV-Export) | Voll enthalten | Nicht möglich | Nicht möglich | Eingeschränkt oder mit Workarounds |
| Personalplanung für Mitarbeiter & externe Arbeiter | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich | Eingeschränkt oder mit Workarounds |
| Inventarliste & Packlisten-PDF | Voll enthalten | Nicht möglich | Nicht möglich | Eingeschränkt oder mit Workarounds |
| Locations- & Dienstleister-Datenbank | Voll enthalten | Nicht möglich | Nicht möglich | Eingeschränkt oder mit Workarounds |
| Formulare für Brautpaare | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich | Nicht möglich |
| Aufgaben & Eventplanung | Voll enthalten | Voll enthalten | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds |
| E-Mail-Integration | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich | Nicht möglich |
| Mehrtägige Events & Kalenderansicht | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich |
| DSGVO-konform, Server in der EU | Voll enthalten | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Voll enthalten |
| Ohne Setup direkt startklar | Voll enthalten | Nicht möglich | Eingeschränkt oder mit Workarounds | Nicht möglich |
Wische seitlich, um alle Spalten zu sehen.
Preise & Pakete im Überblick
Kalender, Formulare, Projektmanagement, E-Mails und Automatisierungen – buchst du alles einzeln, bist du schnell 300 € bis 500 € im Monat los.
Das muss nicht sein. Wir bündeln alles, was du wirklich brauchst, in einer einzigen Suite. Weil professionelle Software für die Hochzeitsbranche bezahlbar bleiben sollte.
Fotograf · Videograf · Trauredner · Brautstylist · Musiker · DJ · Florist · Hochzeitsredner · Moderator · Sänger · Magier
* Weitere Mitarbeiter jederzeit dazubuchbar. Alle Preise zzgl. USt., monatlich kündbar, kein Setup-Preis.
Wische seitlich, um alle Pakete zu sehen.
Unsere Geschichte
Warum haben wir weddingsuite.io ins Leben gerufen?
Mit unserer Unternehmensberatung und Marketingagentur für die Hochzeitsbranche haben wir in den letzten Jahren über 500 Dienstleister und Selbstständige aus der Hochzeits- und Eventbranche begleitet.
In der intensiven Arbeit mit unseren Kunden kam immer wieder derselbe Engpass zum Vorschein: die Organisation des Fulfillments. Aufträge bleiben liegen, Prozesse dauern zu lange, alles was vor dem PC passiert, wird mit Excel, Trello oder Zettelwirtschaft erledigt – ohne KI, ohne echte Struktur.
Genau dort wollen wir einen Schlussstrich ziehen. weddingsuite.io ist entstanden, weil wir über Jahre hinweg gemerkt haben: Unsere Kunden brauchen genau diese Lösung – eine Software, die speziell für die Hochzeits- und Eventbranche gebaut ist und mit der man endlich professionell arbeiten kann.
Häufige Fragen
Noch offene Fragen? Wir klären auf.
Alles, was du über weddingsuite.io wissen musst – kurz, knackig und ehrlich beantwortet.
Wie kommen neue Anfragen in mein System?
Vollautomatisch! Du kannst weddingsuite.io mit dem Kontaktformular auf deiner Website verknüpfen. Sobald sich ein Brautpaar dort einträgt, wird im CRM automatisch ein neuer Datensatz (z. B. im Status „Neue Anfrage“) mit allen Details wie Eventtyp, Datum, Location-Wunsch und Kontaktdaten angelegt.
Was macht das integrierte E-Mail-Programm so intelligent?
Du verknüpfst einfach dein bestehendes E-Mail-Postfach (z. B. Gmail, Outlook oder IMAP) mit der Software. Das bahnbrechende System erkennt über die Kontext-Sidebar im Posteingang automatisch, zu welchem Event oder Brautpaar eine E-Mail gehört. Selbst wenn du mit einem Dienstleister über drei verschiedene Hochzeiten gleichzeitig schreibst, ordnet die Software die Nachrichten präzise dem jeweiligen Event zu.
Kann ich E-Mail-Vorlagen nutzen?
Ja, und das spart dir extrem viel Zeit! Du kannst Vorlagen für Dienstleister-Anfragen oder Kunden-Updates mit Platzhaltern (wie Name, Eventdatum, Ort) anlegen. Klickst du im CRM beim Brautpaar auf einen Dienstleister, zieht sich die Mail automatisch alle Event-Eckdaten und füllt sich von selbst aus.
Wie funktioniert die automatisierte Terminvergabe für Erst- oder Beratungsgespräche?
Wenn du mit einem Interessenten telefoniert hast, kannst du mit nur einem Klick den Status im CRM ändern (z. B. auf „Beratungsgespräch vereinbart“). Es öffnet sich ein kurzes Fenster, du trägst Datum und Uhrzeit ein und wählst Google Meet oder Microsoft Teams. Das System erledigt den Rest: Es erstellt den Meet- oder Teams-Link, trägt den Termin in deinen Google Kalender oder Outlook Kalender ein, sendet dem Kunden eine Kalendereinladung sowie eine Bestätigung per E-Mail.
Ersetzt weddingsuite.io Tools wie Calendly?
Ja! weddingsuite.io verfügt über ein integriertes Kalenderbuchungs-Tool. Du kannst individuelle Buchungsseiten (z. B. für deine Brautpaargespräche) erstellen, die direkt mit deinem Google Kalender oder Outlook Kalender synchronisiert sind. Diesen Link schickst du einfach aus dem CRM heraus an deine Kunden, damit diese sich selbstständig einen freien Slot buchen können.
Wie funktioniert die automatische Aufgabenerstellung?
In den Einstellungen kannst du Workflows für deine Pakete definieren. Wenn du den Status eines Leads auf „Kunde gewonnen“ setzt und das Paket „Full Service“ auswählst, erstellt das System automatisch eine vordefinierte To-Do-Liste inklusive Deadlines im Workspace (z. B. „Location-Besichtigung durchführen – fällig 6 Monate vor dem Event“).
Wie funktioniert das Sitzplan-Tool?
Über die Plattform kannst du individuelle RSVP-/Check-in-Formulare für die Hochzeitsgäste erstellen. Tragen sich die Gäste dort ein (inkl. Essenspräferenzen oder Allergien), landen sie automatisch in der Gästeliste des Events. Im Sitzplan-Editor kannst du Tische anlegen, Grundrisse hochladen und die Gäste einfach per Drag-and-Drop platzieren.
Muss ich noch separate Excel-Listen für meine Statistiken führen?
Nein, das lästige Pflegen von Google Sheets oder Excel-Listen entfällt komplett. Da du beim Gewinn eines Kunden die Pflichtfelder (Abschlussvolumen, Paket, Zahlungsart) ausfüllst, wertet das System im Hintergrund alles visuell aus: Du siehst deine Conversion Rate, deinen durchschnittlichen Auftragswert, die stärksten Anfrage-Quellen und deine monatlichen Umsätze auf einen Klick.
Ein verbundenes Hochzeitsbusiness-System – kein Tool-Chaos.
Von der Anfrage bis zur Abrechnung – alles verknüpft an einem Ort.