Volle Säle.Volle Übersicht.
Anfragen.
Anfragen-Flut, Besichtigungen, Belegung, Servicepersonal, Getränkeabrechnung – in einer Location laufen viele Fäden zusammen. Die weddingsuite bündelt sie in einem System: vom ersten Kontaktformular bis zur Nachberechnung nach dem Fest.
Alltag in der Location – kommt dir bekannt vor:
Drei Leute arbeiten im selben Postfach. Wer hat der Anfrage von Dienstag eigentlich geantwortet?
„Ist der 14. Juni im großen Saal noch frei?“ Belegungsliste auf, Kalender auf, hoffen, dass beide stimmen.
Besichtigung vereinbaren: fünf Mails Ping-Pong für einen Termin.
Samstagspersonal organisieren: „Wer kann?“ in die WhatsApp-Gruppe – 30 Antworten später.
Und nach dem Fest: Getränkeabrechnung in Excel, Rechnung extra, Auswertung nie.
Die weddingsuite ist für genau diesen Alltag gebaut – vom Solo-Betrieb bis zur Location mit Millionenumsatz.
Jede Anfrage im CRM – mit Raumverwaltung
Anfragen von deiner Website landen automatisch im CRM – mit Wunschdatum, Gästezahl und allen Angaben. Du ordnest jede Anfrage euren Räumlichkeiten zu und siehst den Status auf einen Blick: neue Anfrage, Besichtigung vereinbart, Angebot offen, gebucht. Und wenn für ein Datum schon ein Event oder eine Anfrage existiert, warnt dich die weddingsuite direkt – bevor doppelt versprochen wird.
Ein Postfach fürs ganze Team
Verbindet euer bestehendes Postfach – Outlook, Gmail oder IMAP – und arbeitet gemeinsam darin. Jede Mail wird automatisch dem richtigen Event zugeordnet, und ihr könnt parallel weiter in Outlook arbeiten: alles bleibt in beide Richtungen synchron. Über Rollen legst du fest, wer welches Postfach und welche Umsätze sieht.
Besichtigungen mit einem Klick
Status auf „Besichtigung vereinbart“ klicken, Datum wählen – die weddingsuite erstellt den Kalendereintrag, verschickt die Einladung und die Bestätigungs-Mail ans Paar. Das Wording bestimmst du selbst: Besichtigung, Beratungsgespräch, Hausführung. Und mit der Buchungsseite wählen Paare ihren Besichtigungstermin gleich selbst aus euren freien Zeiten.
Antworte zuerst – automatisch
Paare fragen meist mehrere Locations gleichzeitig an – und oft gewinnt, wer zuerst reagiert. Mit einer Automation bekommt jede Anfrage sofort eine persönliche Antwort mit euren nächsten Schritten. Eingerichtet in drei Minuten, danach läuft es bei jeder Anfrage. Auch sonntags um 23 Uhr.
Der Personalplaner – von Locations gewünscht, für Locations gebaut
Serviceleitung, Servicekräfte, Spüle, Aufbau: Du legst pro Event fest, wen du brauchst. Dein Personal sieht seine Einsätze im eigenen Portal – Link plus vierstelliger Code, kein Account – und wünscht sich Schichten, die du mit einem Klick bestätigst. Die WhatsApp-Gruppe kannst du fürs Wochenende geschlossen lassen.
Planstellen · Samstag
Serviceleitung
Mara K.
Servicekraft × 4
3 bestätigt · 1 offen
Spüle
Tim R.
Aufbau
Jonas & Lea
Portal-Link + 4-stelliger Code · kein Account nötig
Sitzpläne mit euren echten Grundrissen
Lade die Grundrisse eurer Säle einmal hoch und nutze sie für jedes Event wieder. Tische maßstabsgetreu platzieren, Gäste per Drag & Drop setzen – oder das Seating gleich dem Brautpaar freigeben, das dabei nichts kaputt machen kann. Dazu Inventar mit echter Verfügbarkeit: Tische, Stuhlhussen, Deko – nie wieder doppelt verplant.
Rechnungen inklusive Nachberechnung
Anzahlung bei Buchung, Restzahlung vor dem Event – die Rechnungsentwürfe entstehen automatisch aus deinem Zahlungsplan. Und die Getränkeabrechnung nach dem Fest? Einfach als Nachberechnung mit dem Event verknüpfen: Der Umsatz und deine Auswertungen aktualisieren sich von selbst. E-Rechnung nach EN-16931-Standard und Weiterleitung an Lexware, sevDesk oder easybill inklusive.
Deine Zahlen: Welcher Monat bucht wie?
Wie viele Anfragen kamen im März? Wie viele wurden Buchungen? Woher kommen die Paare – Google, Instagram, Empfehlung? Die Auswertungen entstehen automatisch aus eurer täglichen Arbeit. Und die Liquiditätsplanung zeigt dir schon im Herbst, wie ihr über den Winter kommt.
Eine Buchung in der weddingsuite – von der Anfrage bis zur Abrechnung
Die Anfrage kommt über euer Website-Formular automatisch ins CRM – und erhält sofort eine automatische Antwort.
Die Besichtigung vereinbart ihr mit einem Klick – Kalendereintrag und Bestätigung gehen von selbst raus.
Das Angebot nimmt das Paar online an, rechtsverbindlich, mit digitaler Unterschrift.
Die Anzahlungsrechnung entsteht automatisch aus dem Zahlungsplan.
Das Personal plant ihr über Planstellen – das Team bestätigt im Portal.
Der Sitzplan steht im echten Grundriss eures Saals – das Brautpaar setzt die Gäste selbst.
Nach dem Fest kommt die Getränke-Nachberechnung dazu – Umsatz und Auswertung aktualisieren sich automatisch.
Ein System, ein Datenbestand – vom Kontaktformular bis zur Schlussrechnung.
Nicht an die Unternehmensgröße gekoppelt.
Die weddingsuite ist für die familiengeführte Location genauso gebaut wie für den Betrieb mit 8,5 Mio. € Jahresumsatz. Ihr bucht den Funktionsumfang, den ihr braucht – und was ihr nicht braucht (zum Beispiel die Location-Datenbank für Planer), blendet ihr einfach aus.
Häufige Fragen
Bring deine Location auf ein System.
Anfragen, Belegung, Personal, Rechnungen – alles verknüpft, alles an einem Ort. Startet mit den Anfragen, der Rest kommt Schritt für Schritt. Monatlich kündbar, ohne Risiko.