Dein Lager, deine Konzepte, deine Events –ein System.
Inventar.
Bei dir entscheidet nicht der Kalender, wie viele Events gehen – sondern das Lager. Die weddingsuite kennt deinen Bestand, rechnet die Verfügbarkeit über alle Events und hält Konzepte, Wünsche und Aufbau-Teams am Auftrag zusammen.
Alltag zwischen Lager und Location – ehrlich betrachtet:
Zwei Hochzeiten am selben Wochenende wollen denselben Blumenbogen. Gemerkt beim Packen.
Vor jeder Zusage: ab ins Lager und zählen, ob genug Stuhlhussen da sind.
Das Aufbau-Team fürs Wochenende? „Wer kann Samstag früh?“ in die WhatsApp-Gruppe.
Blumen bestellen, Kränze binden, anliefern – das Timing für fünf Events gleichzeitig im Kopf.
Und die Konzepte? Moodboard in Canva, Wünsche in Mails, Notizen auf Zetteln.
In der weddingsuite hängt alles zusammen: Bestand, Events, Teams, Konzepte. Das System rechnet – du gestaltest.
Dein Inventar – mit echter Verfügbarkeit statt Bauchgefühl
Vasen, Kerzenständer, Blumenbögen, Stuhlhussen, Traubögen: Leg jeden Artikel einmal an, mit Bild, Kategorie und Bestand. Ab dann zeigt dir die weddingsuite bei jedem Event, wie viele Stück wirklich frei sind – berechnet über alle Events, auch über mehrtägige Einsätze hinweg. Willst du mehr einplanen, als da ist, kommt die Warnung sofort. Nicht am Eventtag.
Verfügbarkeit · Sa, 14.06.
Pufferzeiten für Reinigung und Aufbereitung
Kerzenständer kommen mit Wachs zurück, Hussen müssen in die Wäsche, alles will kontrolliert werden. Deshalb legst du pro Artikel Pufferzeiten fest – zum Beispiel einen Tag vor und zwei Tage nach jedem Einsatz gesperrt. Die Verfügbarkeit rechnet das automatisch mit ein. Nichts geht ungeprüft ins nächste Event.
Kerzenständer Gold · Sperrzeiten
Die Packliste pro Event – nichts bleibt im Lager
Zu jedem Auftrag gehört eine Packliste: Artikel auswählen, Mengen festlegen, Notizen ergänzen. Beim Beladen arbeitest du oder dein Team die Liste einfach ab. Nichts fehlt auf der Hochzeit, nichts fährt umsonst mit – und nach dem Event weißt du genau, was zurückkommen muss.
Aufträge mit mehrtägigen Einsätzen
Aufbau am Freitag, Hochzeit am Samstag, Abbau am Sonntag – im CRM legst du Events auch mehrtägig an, und die Verfügbarkeit deines Materials rechnet über den kompletten Zeitraum. Dazu Status, Kontakte und alle Absprachen am Auftrag. Mehrere Events am selben Tag sind kein Problem: Deine Grenze ist das Lager, und das hat die weddingsuite im Blick.
Stil, Farbwelt, Blumenwünsche – einmal richtig abgefragt
Welche Farbwelt? Welcher Stil – romantisch, modern, boho? Lieblingsblumen und absolute No-Gos? Bau dir dein Wunsch-Formular und verschick den Link. Das Paar füllt in Ruhe aus, die Antworten landen am Auftrag – als Grundlage für dein Konzept, ohne zehn Mails hin und her.
Konzepte, Bilder und Notizen am Auftrag
Moodboards, Konzept-PDFs, Fotos der Location, Skizzen – lade alles in die Dateiablage des Auftrags und teile es auf Wunsch mit dem Paar. Deine Konzept-Notizen schreibst du direkt in die Planungsnotizen. Wenn du am Konzept arbeitest, öffnest du einen Auftrag – nicht Canva, Mail-Anhänge und drei Ordner.
Aufgaben, die mit dem Eventdatum rechnen
„Frischblumen bestellen: 5 Tage vor Event.“ „Konzept finalisieren: 4 Wochen vor Event.“ „Rückholung kontrollieren: 2 Tage nach Event.“ Deine Aufgaben hängen am Eventdatum und legen sich bei jedem Auftrag automatisch richtig. Fünf Events parallel? Kein Problem – das Timing verwaltet die weddingsuite, nicht dein Kopf.
Aufbau-Teams planen – ohne WhatsApp-Chaos
Leg fest, wie viele Leute du für Aufbau und Abbau brauchst, mit Uhrzeiten. Dein Team sieht seine Einsätze im eigenen Portal – Link plus vierstelliger Code, kein Account – und wünscht sich Schichten, die du mit einem Klick bestätigst. Samstagfrüh weiß jeder, wo er sein muss.
Aufbau-Team · Schichten
08:00 – 14:00
15:00 – 22:00
09:00 – 12:00
Portal-Link + 4-stelliger Code – kein Account nötig.
Angebote mit Extras – und Rechnungen mit Nachberechnung
Deine Pakete legst du einmal an, Extras wie Aufbau-Service oder Candy-Bar setzt du als optionale Positionen ins Angebot – das Paar wählt beim Annehmen selbst. Nach dem Event kommt es zu Bruch oder Fehlmengen? Einfach als Nachberechnung mit dem Auftrag verknüpfen – Umsatz und Auswertungen aktualisieren sich automatisch.
Angebot · optionale Positionen
Nachberechnung nach dem Event
4 × Glasvase Bruch · 60 € – direkt am Auftrag verknüpft.
Ein Event in der weddingsuite – vom Lager bis zur Rückholung
Das Lager steht einmal in der weddingsuite – mit Bild, Bestand und Pufferzeiten.
Die Anfrage wird zum mehrtägigen Auftrag: Aufbau, Event, Abbau.
Das Wunsch-Formular liefert Farbwelt, Stil und No-Gos – direkt am Auftrag.
Das Angebot wird online angenommen – Aufbau-Service optional dazugewählt.
Die Packliste füllt sich aus deinem Bestand – Warnung, wenn etwas doppelt verplant ist.
Das Aufbau-Team sieht seine Schichten im Portal – ohne Account, ohne WhatsApp.
Nach dem Event Rückholung prüfen, Bruch nachberechnen, Material zurück in den Bestand.
Einmal eingerichtet – und jedes Event läuft durch denselben Ablauf.
Sitzplan? Budgetplan fürs Brautpaar? Nur wenn du willst.
Die weddingsuite hat auch die Planer-Module an Bord. Als reiner Deko- oder Floristik-Betrieb brauchst du die meisten davon nicht – und bezahlst sie in deinem Paket auch nicht mit. Als Wedding Designer mit Full-Service-Anspruch buchst du einfach das größere Paket dazu. Du entscheidest, wie viel weddingsuite du brauchst.
Häufige Fragen
Leg dein Lager einmal an. Danach rechnet die weddingsuite.
Inventar erfassen, Packlisten füllen, Teams planen, Konzepte gestalten – alles an einem Ort, alles verknüpft. Monatlich kündbar, ohne Risiko.