Vom Probeessen bis zur Endabrechnung –ein System.
Anfragen.
Anfragen, Angebote nach Gästezahl, Menü-Abstimmung, Servicepersonal, Equipment und die Abrechnung nach Verbrauch: Beim Catering hängt alles an Zahlen, die sich ständig ändern. Die weddingsuite hält sie zusammen – an einem Ort, immer aktuell.
Catering-Alltag – ehrlich betrachtet:
Das Angebot hängt an der Gästezahl. Und die ändert sich noch dreimal.
Allergien und Sonderkost stehen verteilt in fünf Mails und einem Telefonat.
Personal fürs Wochenende: „Wer kann Samstag?“ in die WhatsApp-Gruppe.
Nach dem Fest: Getränke zählen, Personalstunden rechnen, Endabrechnung in Excel bauen.
Und das Probeessen? Fünf Mails Ping-Pong für einen Termin.
In der weddingsuite läuft jeder Auftrag durch ein System – und die Zahlen bleiben von der Anfrage bis zur Schlussrechnung verknüpft.
Jede Anfrage mit Gästezahl, Datum und Status
Anfragen von deiner Website landen automatisch im CRM – mit Wunschdatum, Gästezahl und allen Angaben. Du siehst jede Anfrage mit Status, auch mehrtägige Events. Und die Statusnamen passt du an deinen Ablauf an: „Probeessen vereinbart“ statt „Erstgespräch“ – die weddingsuite spricht deine Sprache.
Probeessen vereinbaren – mit einem Klick
Status anklicken, Datum wählen – Kalendereintrag, Einladung und Bestätigungs-Mail gehen automatisch raus. Oder du lässt Paare den Termin gleich selbst über deine Buchungsseite wählen, aus deinen freien Zeiten. Kein Termin-Ping-Pong, kein doppeltes Eintragen.
Angebote, die deine Extras mitverkaufen
Menülinien, Getränkepauschalen, Service-Stunden – deine Pakete und Positionen legst du einmal an, Angebote sind in Minuten raus und werden online rechtsverbindlich angenommen. Mitternachtssnack oder Candy-Bar setzt du als optionale, vorausgewählte Positionen ins Angebot: Das Paar entscheidet beim Annehmen selbst – und dein Angebot verkauft die Extras für dich.
Angebot · 120 Gäste
online angenommenOptionale Positionen wählt das Paar beim Annehmen selbst.
Menü, Allergien, Sonderkost – einmal sauber abgefragt
Welche Gänge? Wie viele vegetarisch, wie viele vegan? Allergien, Unverträglichkeiten, Kindermenüs? Bau dir dein Abstimmungs-Formular und verschick den Link. Die Antworten landen am Auftrag – vollständig, strukturiert und ohne die fünf Nachfrage-Mails. Deine Küche arbeitet mit einer Liste statt mit Zetteln.
Endabrechnung nach Verbrauch – ohne Excel-Akrobatik
Beim Catering steht das echte Abschlussvolumen oft erst nach dem Fest fest: Getränke nach Verbrauch, zusätzliche Stunden, spontane Extras. In der weddingsuite trägst du bei der Buchung erst mal das Wahrscheinliche ein – und nach dem Event verknüpfst du die Nachberechnung einfach mit dem Auftrag. Umsatz, Auswertungen und Liquiditätsplanung aktualisieren sich automatisch. Anzahlung, Abschlag, Endabrechnung: alles ein Vorgang.
Endabrechnung · nach dem Event
Service und Küche pro Event geplant
Serviceleitung, Servicekräfte, Küche, Spüle – du legst pro Event fest, wen du brauchst, mit Uhrzeiten. Dein Personal sieht seine Einsätze im eigenen Portal – Link plus vierstelliger Code, kein Account – und wünscht sich Schichten, die du mit einem Klick bestätigst. Die Wochenend-Planung dauert Minuten statt einen Abend.
Sa, 14.06. · Schichtplan
Portal-Link + 4-stelliger Code – kein Account nötig.
Geschirr, Gläser, Equipment – nie wieder doppelt verplant
Teller, Gläser, Stehtische, Buffet-Equipment: Leg deinen Bestand einmal an, und die Packliste jedes Events zeigt dir die echte Verfügbarkeit – berechnet über alle Aufträge, mit Pufferzeiten fürs Spülen und Kontrollieren. Zwei Feste am selben Wochenende? Die weddingsuite sagt dir vorher, ob das Equipment reicht.
Die finale Gästezahl fragt sich von selbst an
„Finale Gästezahl anfragen: 14 Tage vor Event.“ „Einkauf planen: 4 Tage vor Event.“ Deine Aufgaben und Automationen rechnen mit dem Eventdatum – bei jedem Auftrag automatisch richtig. Die wichtigste Zahl deines Geschäfts kommt rechtzeitig rein, ohne dass du hinterhertelefonierst.
Ein Catering-Auftrag in der weddingsuite – von der Anfrage bis zur Schlussrechnung
Die Anfrage kommt mit Datum und Gästezahl direkt ins CRM.
Das Probeessen ist mit einem Klick im Kalender – inklusive Bestätigungs-Mail.
Das Angebot wird online angenommen – Mitternachtssnack optional dazugewählt.
Das Menü-Formular liefert Gänge, Allergien und Sonderkost strukturiert an die Küche.
Personal & Equipment stehen: Schichten bestätigt, Geschirr geprüft, Packliste voll.
Die finale Gästezahl fragt die Automation 14 Tage vorher automatisch an.
Nach dem Fest Nachberechnung verknüpfen – Umsatz und Auswertungen aktualisieren sich.
Einmal eingerichtet – und jedes Fest läuft durch denselben Ablauf.
Sitzplan? Budgetplan? Nur wenn du willst.
Die weddingsuite hat auch die Planer-Module an Bord. Als Caterer brauchst du davon meist nur Personalplaner und Inventar – und genau danach wählst du dein Paket. Was du nicht brauchst, bezahlst du nicht mit.
Häufige Fragen
Zahlen, die sich ständig ändern – endlich an einem Ort.
Gästezahl, Menüwahl, Personal, Equipment, Endabrechnung: Richte dein System einmal ein und lass jeden Auftrag durch denselben sauberen Ablauf laufen. Monatlich kündbar, ohne Risiko.