Eine Hochzeit in den Bergen bringt einige Herausforderungen mit sich, die man auf den ersten Blick leicht unterschätzt. Eines der größten Themen ist die Anreise. Gäste und Brautpaar müssen sicher zur Alm oder Hütte kommen, und auch Dienstleister wie Floristik, Catering oder Musik müssen mit ihrem Material rechtzeitig vor Ort sein. Dazu kommt das Wetter. Ein Gewitter am Nachmittag oder Schnee in der Nacht davor kann Zeitplan und Wege kurzfristig verändern. Eine Berghochzeit braucht deshalb Ausweichpläne und eine Planung, in der alle Beteiligten mit demselben Stand arbeiten.
Auf genau diese Art von Hochzeiten hat sich Hochzeitsplanerin Ronja Baumbach spezialisiert. Sie begleitet Paare, die sich eine Hochzeit in den Bergen wünschen und Wert auf Struktur und eine realistische Planung legen. Ihre Hochzeiten organisiert sie in der weddingsuite. Hier erfahrt ihr, wie sie mit der Software arbeitet und welche Vorteile sie darin für sich und ihre Paare sieht. Im Vordergrund stehen dabei drei Funktionen: die Teilen-Funktion, die Zahlungspläne und die Gästeliste mit RSVP.
Wer ist Hochzeitsplanerin Ronja Baumbach?
Bevor Ronja Baumbach Hochzeitsplanerin wurde, war sie im Eventbereich tätig, denn Organisieren und Strukturieren lag ihr schon immer. Den Anstoß, sich ganz den Berghochzeiten zu widmen, gab ihre eigene Hochzeit in den Alpen. Inzwischen begleitet sie Paare in Tirol, im Salzburger Land und in Vorarlberg, in Südtirol und den Dolomiten sowie in den bayerischen Alpen. Neben Komplett- und Teilplanung bietet sie Locationscouting und Wedding Day Management an. Übersichtlich, verlässlich und ohne unnötige Komplikationen soll die Planung für ihre Paare sein, von der ersten Idee bis zum Hochzeitstag.
Berghochzeiten werden aus der Ferne geplant und genau deshalb sollte man eine erfahrene Hochzeitsplanerin an der Seite haben, die sich in diesen Regionen auskennt. Ronja selbst kennt zahlreiche Locations in den Alpen aus eigener Erfahrung, mitsamt Wegen und Zufahrten, und arbeitet mit einem gewachsenen Netzwerk aus Dienstleistern, die in den Regionen zu Hause sind. Dieses Wissen wächst mit jeder Hochzeit und kommt den nächsten Planungen zugute. In der weddingsuite kann sie zu jeder Location zentral festhalten, was für die Planung zählt, von Kapazitäten und Übernachtungsmöglichkeiten über Hinweise zur Anfahrt bis zu den Raumplänen für den Sitzplan.
Wer kommt, wer fehlt noch? So nutzen Ronjas Paare die Gästeliste mit RSVP
Auf die Frage, was ihre Paare an der weddingsuite besonders schätzen, nennt Ronja unter anderem die Einsicht in die Gästeliste. Ihre Paare sehen dort auf einen Blick, wer zugesagt hat, wer abgesagt hat und wer noch eine Erinnerung braucht.
Möglich macht das das RSVP-Formular der weddingsuite. Die Gäste antworten über einen Link online und brauchen dafür kein eigenes Konto. Neben der Zu- oder Absage lassen sich Begleitpersonen, Essenswünsche und Allergien abfragen, für eine Berghochzeit vor allem aber auch Anreise, Shuttle-Bedarf und Übernachtung. Jede Antwort landet automatisch in der Gästeliste, die Zahlen werden laufend mitgezählt.
Die Gästeliste gibt Ronja über die Teilen-Funktion für das Paar frei, per Link und vierstelligem Code. Auf demselben Weg teilt sie Tagesplan, Dateien und Sitzplan.
Ronjas Paare müssen Rückmeldungen so nicht über WhatsApp und Mail einsammeln, und Übernachtungen, Shuttle und Catering lassen sich mit aktuellen Zahlen planen.
Welche Zahlung steht als Nächstes an? Zahlungspläne bei Ronja Baumbach
Ein weiterer Punkt, den Ronjas Paare laut ihr besonders schätzen, sind die Zahlungspläne. Damit wissen sie, wann was zu erledigen ist und welche Zahlungen bereits erledigt sind.
Während der Vorbereitung stehen über Monate hinweg Anzahlungen und Restzahlungen zu unterschiedlichen Terminen an. In ihrer Komplettplanung für Berghochzeiten gehört deshalb von Anfang an ein Budgetplan dazu, in dem Ronja Kostenposten und Zahlungen je Kategorie festhält. Zahlungspläne lassen sich in der weddingsuite als Vorlage anlegen, etwa in zwei oder drei Raten. Die Fälligkeiten können sich am Hochzeits- oder Buchungsdatum orientieren und wandern automatisch mit, wenn sich der Termin verschiebt. Über ihren Link sehen die Paare auch hier jederzeit den aktuellen Stand.
Eine eigene Liste mit Fristen brauchen Ronjas Paare dadurch nicht, und sie wissen immer, welche Zahlung als Nächstes ansteht.
Einmal eingetragen, überall aktuell: Was Ronja an verknüpften Daten schätzt
Für ihre eigene Arbeit begeistert Ronja vor allem, wie die Daten in der weddingsuite miteinander verknüpft sind. Als Beispiel nennt sie die Pflege ihrer Location- und Dienstleisterdaten.
Ergänzt Ronja innerhalb einer Hochzeit Informationen zu einer Location, stehen diese automatisch auch in ihrer zentralen Locationliste. Beim Locationscouting in den Alpen für neue Paare greift sie direkt darauf zurück, ohne etwas doppelt eintragen zu müssen.
Bei Dienstleistern funktioniert das genauso. Ändert etwa ein Fotograf seine Telefonnummer, trägt Ronja die neue Nummer ein einziges Mal ein. Danach ist sie in allen Hochzeiten aktuell, mit denen dieser Fotograf verknüpft ist, auch in den Tagesplänen.
Ein System statt vier Programmen
Drive, E-Mail-Postfach, WhatsApp und Monday parallel zu pflegen, fällt für Ronja weg, denn in der weddingsuite laufen Dateien, E-Mails, Aufgaben und der Austausch mit ihren Paaren an einem Ort zusammen. Was als Nächstes ansteht, sieht sie im Dashboard, das sie als To-do-Liste über alle Hochzeiten hinweg nutzt.
Besonders deutlich wird der Unterschied bei den E-Mails. Ronja hat ihr Postfach mit der weddingsuite verbunden und schreibt und empfängt Mails weiterhin wie gewohnt. Neu ist, dass die weddingsuite jede Nachricht automatisch der passenden Hochzeit zuordnet. Schreibt etwa die Floristin zu einer bestimmten Hochzeit, findet Ronja diese Mail anschließend direkt bei der Hochzeit, gemeinsam mit allen anderen Nachrichten zu dieser Feier. Dort kann sie den Verlauf nach Paar, Dienstleistern oder Location filtern und neue Mails direkt aus der Hochzeit heraus schreiben. Ordner von Hand anzulegen und Mails einzusortieren, ist nicht mehr nötig.
Fragt ein Paar nach einer Absprache mit der Location, hat Ronja die Antwort schnell parat. Termine lassen sich ohne langes Hin und Her per Mail vereinbaren, und auch kurz vor der Hochzeit bleibt Zeit für die Fragen, die dann noch aufkommen.
Ob sie mit der weddingsuite zufrieden ist? „Ja, auf jeden Fall!“, sagt Ronja. Inzwischen nutze sie alle Funktionen, und gerade das Ineinandergreifen der einzelnen Bereiche erleichtere ihr das Fulfillment spürbar.
Fazit: Berghochzeiten mit der weddingsuite planen
Hochzeitsplanerin Ronja Baumbach plant Berghochzeiten im Alpenraum. Die weddingsuite hilft ihr, Tagesplan, Budget, Zahlungen und Gästeliste mit ihren Paaren zu teilen und alle Informationen zu einer Hochzeit an einem Ort zu verwalten.
Für die Paare bedeutet das vor allem Klarheit. Sie sehen jederzeit, was entschieden ist, was als Nächstes ansteht und wer zur Hochzeit kommt.
Mehr über Hochzeitsplanerin Ronja Baumbach und ihre Arbeit erfahren
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Fotografen: Sophie Puck, Nicaela Emily, Pretty Pine Moments
