Hochzeitsplaner kommen entspannter durch die Hochzeitssaison, wenn Anfragen, E-Mails, Dienstleister, Budget, Tagesplan, Gästeliste und Sitzplan in einem System miteinander verknüpft sind. Dafür haben wir weddingsuite.io gebaut. Wir sind das Team der Maikranz GmbH aus Hanau, einer Unternehmensberatung und Marketingagentur für die Hochzeits- und Eventbranche. Über 500 Dienstleister haben wir begleitet, bevor die erste Zeile Code geschrieben wurde.
In unserer Beratung saßen uns Jahr für Jahr Menschen gegenüber, die vom selben Problem erzählten: Anfragen im Postfach, Gäste in Excel, Aufgaben in Trello, Rechnungen woanders. Und nichts spricht miteinander. Hochzeitsplaner trifft das besonders, weil sie mehr Daten bewegen als jedes andere Gewerk der Branche.
Das Wichtigste in Kürze
Gut ein Viertel aller Eheschließungen in Deutschland fällt auf Juli und August (Statistisches Bundesamt, Schnitt der Jahre 2011 bis 2020). In diesen Wochen laufen bei dir mehrere Hochzeiten gleichzeitig auf den Termin zu.
In der Saison fehlt meist zuerst der freie Kopf und erst danach die Zeit. Suchen, doppeltes Eintippen und unklare Versionen kosten Denkleistung.
In der weddingsuite hängen alle Daten einer Hochzeit an einem Auftrag. Du trägst jede Angabe einmal ein, danach ist sie überall aktuell.
Dein Brautpaar sieht Tagesplan, Gästeliste, Budget und Sitzplan über einen Link mit vierstelligem Code. Einen Account braucht es nicht.
Die Planner-Pakete kosten 49 €, 75 € oder 87 € im Monat (zzgl. USt., Stand Oktober 2026) und sind monatlich kündbar.
Die weddingsuite ersetzt keine Buchhaltungssoftware und ist ausschließlich für die Hochzeits- und Eventbranche gebaut.
Warum ist die Hochzeitssaison für Hochzeitsplaner so stressig?
Die Hochzeitssaison ist für Hochzeitsplaner so stressig, weil sich die Hochzeiten auf wenige Monate drängen. Dazu besteht jede einzelne aus vielen kleinen Vorgängen, die in verschiedenen Programmen liegen. Mehr Hochzeiten bedeuten mehr E-Mails, mehr Rückfragen und mehr Versionen von Tagesplan und Gästeliste. Die einzelne Aufgabe ist meist schnell erledigt. Zeit und Nerven kostet das Suchen davor.
Wie stark ballen sich Hochzeiten im Sommer?
Gut ein Viertel aller Eheschließungen in Deutschland findet im Juli und August statt. Das Statistische Bundesamt hat dafür die Jahre 2011 bis 2020 ausgewertet: 13,2 % der Ehen wurden im August geschlossen und 12,0 % im Juli, im Januar nur 2,4 % (Destatis, Zahl der Woche Nr. 05 vom 1. Februar 2022). Im August wird also mehr als fünfmal so oft geheiratet wie im Januar. Zur Größenordnung: 2025 heirateten in Deutschland 348.813 Paare (Destatis, Eheschließungen 2025).
Für dich als Hochzeitsplaner oder Wedding Planner heißt das: Deine Arbeit verteilt sich sehr ungleich über das Jahr. In den Wochen vor einem Sommertermin laufen Tagesplan, Gästeliste, Sitzplan und letzte Zahlungen für mehrere Paare parallel.
Warum fehlt in der Hochzeitssaison eher der Kopf als die Zeit?
In der Hochzeitssaison fehlt meist zuerst die geistige Kapazität und erst danach die Zeit. Das haben wir in unserer Beratung sehr oft festgestellt: Die Stunden wären noch da, aber abends ist kein Kopf mehr dafür übrig.
Ein Beispiel: „Ich muss nur noch kurz den Tagesplan finalisieren.“ Dafür suchst du erst den letzten Stand, dann die E-Mail-Adresse des Trauredners. Du schaust in WhatsApp nach und baust eine zweite Fassung für die Dienstleister. Aus einer kleinen Aufgabe sind vier geworden, und zwei Stunden sind weg.
Die Forschung kennt diesen Effekt bei unterbrochener Arbeit. In einer Studie der University of California in Irvine und der Humboldt-Universität zu Berlin erledigten Menschen unterbrochene Aufgaben sogar schneller. Der Preis dafür waren mehr Stress, mehr Frustration, mehr Zeitdruck und mehr Anstrengung (Mark, Gudith und Klocke: „The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress“, 2008). Auf die Hochzeitssaison übertragen: Du schaffst alles, aber es kostet dich mehr Kraft als nötig.
Wie sieht ein normaler Planer-Dienstag in der Hochzeitssaison aus?
Ein normaler Planer-Dienstag in der Hochzeitssaison besteht aus lauter Kleinigkeiten, die einzeln harmlos sind:
Die Trauzeugin schreibt eine Mail. Zu welcher Hochzeit gehörte Laura Sommerfeld nochmal?
Das Brautpaar fragt nach dem Budget-Stand. Zum dritten Mal diese Woche.
Der DJ hat eine neue Handynummer. Die steht jetzt in 18 Tagesplänen falsch drin.
In deiner Liste stehen 250 Locations, gesucht wird eine mit Bootsanlegestelle.
Und die Anzahlung an den Caterer? War die nicht gestern fällig?
Jede dieser Kleinigkeiten kostet dich Denkleistung. Und zwar nicht, weil du unorganisiert bist, sondern weil nichts miteinander verknüpft ist.
Was ändert sich, wenn alle Daten einer Hochzeit verknüpft sind?
Wenn alle Daten einer Hochzeit verknüpft sind, trägst du jede Angabe einmal ein und findest sie überall wieder: im Auftrag, in der E-Mail, im Tagesplan und in der Rechnung. Einmal eintragen, überall aktuell. Das Suchen fällt weg, und damit das, was in der Hochzeitssaison am meisten Denkleistung kostet.
Zwei Beispiele aus dem Alltag mit der weddingsuite: Ruft dich jemand an, zeigt dein Handy „Tobias – Trauzeuge – Hochzeit Caro & Max“. Das klappt, weil sich die Kontakte aus dem CRM mit deinem Google-Konto synchronisieren. Und ein Klick auf „Termin vereinbaren“ erstellt den Google-Meet-Link, blockt deinen Kalender und verschickt die Einladung.
Auf welcher Stufe arbeiten die meisten Hochzeitsplaner heute?
Die meisten Hochzeitsdienstleister arbeiten heute digital, aber noch nicht verknüpft. Wir unterscheiden vier Stufen:
Analoges Arbeiten: Zettel, Stift und Papier. Informationen gehen schnell verloren.
Digitales Arbeiten: Alles liegt im Computer, aber verteilt auf Excel-Listen, einzelne Tools und Postfächer. Hier stehen die meisten.
Verknüpftes Arbeiten: Kontakte, Termine, E-Mails und Daten hängen zusammen. Nichts wird doppelt erfasst. Hier setzt die weddingsuite an.
Automatisiertes Arbeiten: KI und Automationen übernehmen wiederkehrende Aufgaben.
Viele überspringen Stufe 3 und versuchen es direkt mit KI. Das klappt selten gut, weil eine KI nur so gut ist, wie man sie füttert. Ohne verknüpfte Daten erklärst du ihr bei jeder Frage neu, um welche Hochzeit es geht.
Warum reichen Excel, Trello und Monday in der Hochzeitssaison nicht aus?
Excel, Trello und Monday reichen in der Hochzeitssaison nicht aus, weil sie Daten ablegen, aber nicht miteinander verbinden. Aus einer Excel-Datei kannst du keine E-Mail schreiben.
Für viele Aufgaben sind das gute Werkzeuge. Sie sind nur nicht für Hochzeiten gebaut. Eine Location-Datenbank, einen Sitzplan-Editor, einen Tagesplan in mehreren Fassungen oder ein RSVP-Formular musst du dir damit selbst zusammenstellen, meist in weiteren Listen. Jede weitere Liste ist eine weitere Stelle, an der die Handynummer des DJs falsch stehen kann.
Wie läuft eine Hochzeit in der weddingsuite von der Anfrage bis zum Hochzeitstag?
In der weddingsuite läuft eine Hochzeit in sieben Schritten durch ein einziges System, und du tippst dabei keinen Namen doppelt ein:
Die Anfrage kommt über dein Website-Formular automatisch ins CRM.
Das Kennenlerngespräch vereinbarst du mit einem Klick. Kalendereintrag, Meet-Link und E-Mail gehen automatisch raus.
Das Angebot nimmt das Paar online an, auf Wunsch mit digitaler Unterschrift.
Die Planung läuft am Auftrag: Notizen, Aufgaben mit Deadlines relativ zum Hochzeitstag, Locations, Dienstleister und Budget.
Die Gäste tragen sich per RSVP ein, das Brautpaar macht das Seating selbst.
Der Hochzeitstag läuft nach deinem Tagesplan, jede Fassung für die richtigen Augen.
Nach der Hochzeit erinnert dich eine Aufgabe automatisch daran, nach der Google-Bewertung zu fragen.
Alle Funktionen für dein Gewerk findest du auf unserer Seite Software für Hochzeitsplaner.
Anfragen und E-Mails: Woher weiß die weddingsuite, zu welcher Hochzeit eine Mail gehört?
Die weddingsuite ordnet jede E-Mail über die Kontakte zu, die am Auftrag hinterlegt sind: Braut, Bräutigam, Trauzeugin, Brautvater, Dienstleister und Location. Schreibt dir die Trauzeugin, landet ihre Mail automatisch bei der richtigen Hochzeit.
Dafür verbindest du dein bestehendes E-Mail-Postfach (Gmail, Outlook oder jedes IMAP-Postfach) und behältst deine Adresse. Vorlagen füllen Name, Hochzeitsdatum und Location selbst aus. Eine Mail, die dich früher zehn Minuten gekostet hat, ist in 30 Sekunden raus. Wenn du 30 solcher Mails pro Woche an Dienstleister schreibst, sind das rechnerisch 4 Stunden und 45 Minuten weniger.
Dienstleister und Locations: Was passiert, wenn der DJ seine Nummer ändert?
Ändert der DJ seine Handynummer, trägst du sie an einer Stelle in deiner Dienstleister-Datenbank ein. Danach ist sie in allen verknüpften Aufträgen und Tagesplänen aktuell.
Deine Locations pflegst du genauso einmal, mit Kapazitäten, Sperrstunden und eigenen Feldern. Sucht ein Paar eine Location in Norditalien mit Bootsanlegestelle, fragst du das KI-Location-Scouting. Es prüft deine komplette Datenbank gegen die Kriterien. Bei 250 Locations bekommst du in rund zwei Minuten eine bewertete Trefferliste: erfüllt, teilweise erfüllt oder nicht erfüllt, jeweils mit Begründung.
Budget und Zahlungen: Woher weißt du, wann welcher Betrag fällig ist?
Die Fälligkeiten-Übersicht im Budgetplan zeigt dir in zeitlicher Reihenfolge, wann welcher Betrag an welchen Dienstleister geht. Jeder Dienstleister bekommt seinen Zahlungsplan, zum Beispiel 50/50 für die Location oder 30/70 für den Caterer. Die Fälligkeit legst du relativ zur Hochzeit fest, etwa „8 Wochen vor Event“.
Das Brautpaar lässt du vor einer Fälligkeit automatisch per E-Mail erinnern. Das richtest du einmal ein. Die Frage, ob die Anzahlung an den Caterer gestern fällig war, stellt sich dann nicht mehr. Wer schon länger plant, weiß: Diese Übersicht ist Gold wert.
Tagesplan: Wie bekommt jeder die richtige Fassung?
Du pflegst einen einzigen Tagesplan, und die weddingsuite macht daraus drei Fassungen. Das Brautpaar bekommt die Kurzfassung mit Uhrzeit und Titel. Die Dienstleister bekommen die Standardversion mit Beschreibungen. Deine Vollversion enthält zusätzlich interne Hinweise, zum Beispiel eine Überraschung, von der das Brautpaar nichts wissen soll.
Dienstleister sind direkt am Programmpunkt verknüpft, samt Kontaktdaten. Geteilt wird per Link mit vierstelligem Code. Ändert sich eine Uhrzeit, sehen es alle sofort.
Gästeliste, RSVP und Sitzplan: Wer pflegt die Gästedaten?
Die Gäste pflegen ihre Daten selbst. Über das RSVP-Formular sagen sie zu oder ab, tragen Begleitpersonen mit Namen ein und hinterlegen Essenswünsche und Allergien. Das dauert am Handy etwa zwei Minuten und braucht weder App noch Account.
Jede Antwort landet automatisch in der Gästeliste, und jeder Gast steht sofort im Sitzplan bereit. Die Zahlen für den Caterer bleiben damit aktuell: Zusagen, Vegetarier, Allergien.
Angebote und Rechnungen: Wie sparst du dir den Sonntagabend am Angebot?
Den Sonntagabend am Angebot sparst du dir, weil du deine Pakete einmal hinterlegst und ein Angebot danach in etwa zwei Minuten fertig ist. Das Paar nimmt es online an. Setzt du den Auftrag auf „Kunde gewonnen“, entstehen die Rechnungsentwürfe für Anzahlung und Schlussrechnung automatisch aus deinem Zahlungsplan.
Die Liquiditätsplanung zeigt dir, wie viel in den nächsten 3, 6 oder 12 Monaten auf dein Konto fließt. So siehst du schon in der Hochzeitssaison, ob das Geld über den Winter reicht. Mehr dazu steht auf der Seite Angebote und Rechnungen.
Was sieht dein Brautpaar von der Planung?
Dein Brautpaar sieht jederzeit den aktuellen Stand seiner Hochzeit, ohne dich fragen zu müssen. Du gibst frei, was es sehen oder mitbearbeiten darf: Tagesplan, Gästeliste, Budget und Sitzplan. Dafür reichen ein Link und ein vierstelliger Code. Einen Account oder eine App braucht das Paar nicht.
Das Seating übernimmt das Paar auf Wunsch selbst. Es zieht die Gäste auf ihre Plätze, kann aber keine Tische verschieben und nichts löschen. Sein Angebot nimmt es online an, statt es zu drucken, zu unterschreiben und einzuscannen. Für dich entfällt die wöchentliche „Wie ist der Stand?“-Mail.
Wie stellst du auf die weddingsuite um, ohne dass dich die Umstellung zusätzlich stresst?
Du stellst ohne zusätzlichen Stress auf die weddingsuite um, wenn du klein anfängst: zuerst nur mit Anfragen und Aufträgen. Alles andere kommt dazu, sobald du dich im System auskennst. Dabei helfen fünf Ratschläge.
1. Fang nur mit Anfragen und Aufträgen an
Starte mit dem CRM und lass alle anderen Bereiche zunächst liegen, weil du sonst vor lauter Möglichkeiten gar nicht anfängst. Unser Rat: Sei nicht perfektionistisch. Es ist besser, jetzt anzufangen als in drei Monaten, denn in drei Monaten hättest du schon drei Monate Erfahrung.
Deine bestehenden Anfragen und Aufträge musst du nicht abtippen. Der KI-Importer übernimmt sie aus Excel, CSV oder Monday und setzt die richtigen Status. Am ersten Tag wirkt die weddingsuite trotzdem groß, und du fühlst dich vielleicht überfordert. Das ist normal. Unsere Prognose: Nach drei Monaten fragst du dich, wie du vorher geplant hast.
2. Leg Deadlines relativ zum Hochzeitstag an
Leg Aufgaben und Zahlungen relativ zum Hochzeitstag an statt mit festem Datum. Zwei Beispiele: „Location-Besichtigung 6 Monate vor dem Event“ oder „Restzahlung 8 Wochen vor Event“. Sonst rechnest du bei jeder neuen Hochzeit alle Termine von Hand aus. Verschiebt sich die Hochzeit, wandern die Fälligkeiten deiner Zahlungspläne automatisch mit.
3. Hinterleg für jedes deiner Pakete einen Workflow
Hinterleg für Full Service, Teilplanung und Wedding Day Manager je eine Aufgabenliste, bevor die nächste Buchung kommt. Setzt du einen Auftrag dann auf „Kunde gewonnen“ und wählst das Paket, entsteht die To-do-Liste mit allen Deadlines von selbst. Sonst baust du dieselbe Liste bei jeder Hochzeit neu.
4. Verschick Links und exportier PDFs erst kurz vor der Hochzeit
Verschick Tagesplan und Sitzplan während der Planung als Link. Das PDF exportierst du erst kurz vor dem Hochzeitstag. Der Link zeigt immer den aktuellen Stand. Sonst sind am Hochzeitstag mehrere PDF-Versionen im Umlauf, und niemand weiß, welche gilt.
5. Buch zum Start das größte Paket
Buch zum Start das größte Paket und wechsle nach drei Monaten in das Paket, das du wirklich nutzt. So siehst du im Alltag, welche Funktionen du brauchst, statt vorher zu raten. Wechseln kannst du jeden Monat, nach oben und nach unten.
Was kostet die weddingsuite für Hochzeitsplaner 2026, und für wen passt sie nicht?
Für Hochzeitsplaner kostet die weddingsuite 49 €, 75 € oder 87 € im Monat, je nach Planner-Paket (zzgl. USt., Stand Oktober 2026).
Paket | Preis pro Monat (zzgl. USt.) | Nutzer |
|---|---|---|
Planner Lite | 49 € | 1 |
Planner Standard | 75 € | 1 |
Planner Agency | 87 € | bis 3 |
Jeder weitere Mitarbeiter kostet 9 € im Monat. Der KI-Mitarbeiter ist ein Add-on für 33 € im Monat. Alle Pakete sind monatlich kündbar, eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht. In jedem Paket enthalten sind der KI-Importer, ein Online-Kurs und laufende Updates. Den aktuellen Paketvergleich findest du auf unserer Preisseite.
Zur Einordnung: Wer Kalender, Formulare, Projektmanagement, E-Mail und Automatisierungen einzeln bucht, ist schnell bei 300 bis 500 € im Monat.
Für wen passt die weddingsuite nicht?
Die weddingsuite passt nicht, wenn du außerhalb der Hochzeits- und Eventbranche arbeitest oder ein Programm für deine komplette Buchhaltung suchst. Vier Grenzen solltest du kennen:
Wir bauen ausschließlich für die Hochzeits- und Eventbranche. Für andere Branchen sind allgemeine Werkzeuge wie Monday oder Trello die bessere Wahl.
Die weddingsuite ist dein Angebots- und Rechnungsprogramm, aber keine Buchhaltung. Belege, Banking und Steuerberater bleiben bei Lexware Office, sevDesk oder easybill. Fertige Rechnungen leiten wir automatisch dorthin weiter, dazu gibt es einen DATEV-Export.
Fotografen, DJs oder Trauredner brauchen Sitzplan, Gästeliste und Budgetplan in der Regel nicht. Für sie gibt es die Dienstleister-Pakete ab 29 € im Monat.
Der KI-Mitarbeiter trifft keine Entscheidungen für dich. Er schlägt Änderungen vor, du bestätigst sie mit einem Klick. E-Mails verschickt er erst nach deiner Freigabe.
Häufige Fragen von Hochzeitsplanern zur weddingsuite
Kann ich meine bestehenden Anfragen und Locations in die weddingsuite übernehmen?
Ja, deine bestehenden Anfragen, Aufträge und Locations kannst du in die weddingsuite übernehmen. Der KI-Importer liest Daten aus Excel, CSV oder Monday ein und ordnet sie den richtigen Status zu. Er ist in jedem Paket enthalten.
Sieht das Brautpaar meine internen Notizen?
Nein, das Brautpaar sieht in der weddingsuite nur, was du freigibst. Du entscheidest pro Bereich, ob es lesen oder auch bearbeiten darf. Im Tagesplan stehen interne Hinweise nur in deiner Vollversion, das Brautpaar bekommt die Kurzfassung.
Kann ich weiter mit Outlook oder Gmail arbeiten?
Ja, du kannst neben der weddingsuite weiter mit Outlook oder Gmail arbeiten. Du verbindest dein bestehendes Postfach und behältst deine E-Mail-Adresse. Senden, Empfangen, Löschen und Ordner bleiben in beide Richtungen synchron.
Lohnt sich die weddingsuite auch für Solo-Hochzeitsplaner?
Ja, die weddingsuite ist für die solo-selbstständige Hochzeitsplanerin genauso gebaut wie für die Agentur mit Team. Sie ist an die Branche gekoppelt und nicht an die Unternehmensgröße. Du buchst den Funktionsumfang, den du brauchst.
Kann mein Team in der weddingsuite mitarbeiten?
Ja, dein Team kann in der weddingsuite mitarbeiten. Im Paket Planner Agency sind bis zu 3 Nutzer enthalten, jeder weitere kostet 9 € im Monat (Stand Oktober 2026). Über Rollen und Berechtigungen legst du fest, wer Umsätze, Rechnungen oder einzelne Postfächer sehen darf.
Funktioniert die weddingsuite auch für Events außerhalb von Hochzeiten?
Ja, die weddingsuite ist für die Hochzeits- und Eventbranche gebaut und funktioniert auch für andere Events. Den Eventtyp legst du pro Auftrag fest, mehrtägige Events werden unterstützt. Für Branchen außerhalb von Hochzeit und Event ist sie nicht gedacht.
Wo liegen meine Daten bei der weddingsuite?
Deine Daten liegen in Deutschland. Die weddingsuite wird DSGVO-konform in Deutschland gehostet, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt du digital ab. Du kannst jederzeit ein Backup herunterladen und deine Daten exportieren.
Wie fange ich mit der weddingsuite an?
Du fängst an, indem du ein Planner-Paket buchst und deine bestehenden Anfragen mit dem KI-Importer übernimmst. Danach arbeitest du zunächst nur mit Anfragen und Aufträgen. Wie du und dein Team mit der weddingsuite arbeitet, lernst du Schritt für Schritt im Online-Kurs, der in jedem Paket enthalten ist.